Administrar a vida e as informações funcionais dos servidores da Universidade do Estado do Rio de Janeiro (Uerj). Essa é uma definição simples e superficial do que o Departamento de Gerenciamento e Acompanhamento Funcional (Degaf) desempenha na estrutura da Superintendência de Gestão de Pessoas (SGP). Ao ingressar nos quadros da Universidade, cria-se um vínculo afetivo e duradouro. É um relacionamento entre mãe e filho, com bastante amor, respeito e compreensão.
Cumpridas as etapas do processo seletivo, antes mesmo de tomar posse no cargo efetivo da Uerj, o novo servidor já recebe todos os cuidados necessários. Há uma grande organização e questões burocráticas a resolver. Verificação de documentos, publicação de Portaria em Diário Oficial, inclusão em sistemas e a confecção do kit de boas-vindas. Tudo precisa estar devidamente pronto para o sonhado dia da cerimônia.
Em seguida, é preciso assumir as responsabilidades. O recém-empossado se apresenta à unidade para efetivamente começar a exercer suas atribuições. No Degaf, as atividades continuam. Cada uerjiano enseja rotinas e demandas administrativas. São processos e comandos sistêmicos sob os cuidados de uma competente equipe de aproximadamente 50 funcionários. Eles vão acompanhar a vida funcional, desde a posse, passando pela frequência, concessão de direitos e vantagens, até a aposentadoria, pautando-se sempre pela implementação de normas e legislações vigentes.
Para gerir duas coordenadorias, oito serviços e três seções está Geraldo de Souza, de 56 anos, 22 deles na Uerj. O diretor tem a expertise fundamental para conduzir o mais antigo departamento e maior gerador de processos da SGP. Além da vivência em áreas distintas da Universidade, por duas vezes, ele experimentou a inevitável ansiedade que antecede o início em um novo emprego, mas no mesmo lugar. Seu primeiro ingresso na casa ocorreu em 1998, no cargo de assistente administrativo, quando teve a oportunidade de integrar a Divisão de Pessoal do Hospital Universitário Pedro Ernesto (unidade extinta da então SRH no Hupe), passando pelo próprio Degaf (à época, Departamento de Administração de Recursos Humanos - Dearh); depois, em 2003, já no atual perfil de administrador.
“De 2001 a 2003, fui trabalhar no Dearh. Saí, por conta da aprovação em outro concurso público, cuja vaga era para a Diretoria de Administração Financeira. Após atuar em diversas unidades, dirigi o Departamento de Serviços Gerais (ligado à Prefeitura dos Campi), passei pela Coordenadoria de Estudos Estratégicos e Desenvolvimento e dirigi os Departamentos de Administração e de Hotelaria do Hupe. Retornei ao hoje Degaf, onde reencontrei alguns colegas e passei a conhecer de perto uma equipe profissional que vem demonstrando isso nesse período de isolamento social, em que as dificuldades são diversas”, relembra Geraldo.
“A equipe vem procurando, com criatividade e empenho, minimizar os transtornos que a situação possa causar. Exemplo disso é o esforço que foi feito, no auge do isolamento, para empossar cerca de 100 candidatos aprovados em concurso e nomeados para reforçarem às áreas da Saúde no combate aos danos causados pela Covid-19”, afirma o diretor. Ele se refere aos profissionais que, até o início de maio, aguardavam aprovação da Secretaria de Estado da Casa Civil e Governança (Seccv) e passaram a integrar o quadro de funcionários do Hupe e da Policlínica Piquet Carneiro (PPC).
Devido aos decretos de contingenciamento impostos pela pandemia, todas as nomeações para cargos efetivos devem ser submetidas à apreciação da pasta. A aprovação chegou em momento fundamental. Em tempo recorde, o Serviço de Provimento e Acompanhamento Funcional (Serpaf) conseguiu dar posse a 104 novos servidores para as unidades de saúde da Uerj. Entre eles, médicos, técnicos em enfermagem, enfermeiros e psicólogos.
Com o início das medidas de prevenção ao contágio e de enfrentamento da propagação decorrente da Covid-19, toda a SGP precisou reinventar-se. Além do engajamento das equipes e da integração das áreas, parcerias importantes com as unidades e componentes organizacionais têm sido fundamentais para a manutenção dos serviços. O Degaf readequou suas rotinas à modalidade home office, para garantir à comunidade uerjiana informações funcionais e atendimento às solicitações.
Em articulação com a Diretoria de Informática (Dinfo) e o Departamento de Tecnologia (Detec), foi possível conceder aos responsáveis pela frequência acesso remoto à rede da Uerj, a fim de facilitar o encaminhamento do Mapa de Frequência Mensal (MFM). Já a Prefeitura dos Campi disponibilizou seus carros para entrega de processos urgentes, computadores e equipamentos de informática nas residências dos servidores da SGP que indicaram a necessidade. Ao mesmo tempo em que procura preservar a saúde de todos, a Superintendência cumpre as obrigatoriedades, evitando prejuízo financeiro.
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Os esforços da Coordenaria de Provimento e Gerenciamento de Pessoal (Copger) e do Detec nas negociações com o Governo do Estado vão permitir que os docentes recebam em parcela única as férias às quais têm direito. Até então, a categoria só conseguia receber os 15 dias adicionais, após a marcação dos primeiros 30, gerando retrabalho para a área responsável, que precisava realizar ingresso individual no sistema. De acordo com a Casa Civil, com devida parametrização, a SGP vai conseguir efetuar o adequado comando de pagamento dos 45 dias, tão logo as férias sejam solicitadas.
O atendimento às demandas também tem sido possível graças à implementação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI-RJ). Com a nova plataforma, os processos administrativos passaram a ser abertos de forma digital, eliminando o uso de papel e o comparecimento do interessado a protocolo físico. Isso representa economia de recursos financeiros e ganho em conforto, celeridade, segurança; além de ir a encontro da sustentabilidade.
Apesar das funcionalidades e recursos que a nova ferramenta proporciona às rotinas do dia a dia de trabalho, existem algumas restrições de tramitação. Muitos documentos e processos ainda são físicos, o que requer consulta presencial nas dependências da Uerj e digitalização. Mesmo com a adoção do trabalho remoto e o receio de exposição ao novo coronavírus, gradativamente as equipes vêm realizando mutirão para incluí-los no sistema. Assim, o Degaf terá condições de continuar honrando seu compromisso, fazendo o que melhor sabe: zelar pela vida funcional do servidor uerjiano.
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O setor mais antigo da SGP nasceu como Departamento de Administração de Pessoal (DAP), quando foi criada a então Superintendência de Recursos Humanos, em 1992. Ao longo dos anos, passou por algumas reestruturações e recebeu o nome de Departamento de Administração de Recursos Humanos (Dearh). No início de 2020, indo ao encontro das políticas de Gestão de Pessoas vigentes, ganhou a atual denominação, sendo capaz de inovar, integrar e humanizar.
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